– Pengelolaan kearsipan merupakan bukti kinerja organisasi dan bukti pertanggungjawaban pemerintah dalam kegiatan pembangunan. Karena itu penting bagi organisasi pemerintah membuat jadwal retensi arsip.
Sekretaris Daerah Kayong Utara Hilaria Yusnani mengatakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa arsip tidak hanya dipandang sebagai catatan sejarah.
“Tetapi juga telah memberikan perhatian secara proporsional terhadap arsip sebagai bukti kinerja organisasi dan bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan dan pembangunan,” katanya ketika membuka acara Sosialisasi Sosialisasi Pengaplikasian Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kayong Utara, yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Kayong Utara, Rabu (10/03/2021).
Berdasarkan pasal 48, UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
“Jadwal Retensi Arsip tersebut harus dibuat dalam bentuk produk hukum agar mempunyai kekuatan hukum dan disetujui oleh Kepala ANRI sebelum disahkan oleh kepala daerah. Instansi yang tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip dapat dipastikan program pemusnahan akan sulit dilakukan,” terang Hilaria.
Karena itu, Hilaria berharap, kegiatan ini dapat memberikan gambaran bagaimana pentingnya Jadwal Retensi Arsip secara benar sesuai dengan kaidah kearsipan.
“Karena saat ini masih banyak yang kurang memberikan perhatian terhadap pengelolaan arsip, dan penyusunan rentensi arsip ini apabila tidak dilaksanakan akan dikenakan sanksi administratif sesuai dengan UU Nomor 4 Tahun 2009,” tegas Hilaria.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kayong Utara, Didit Kurniawan menambahkan, bahwa kegiatan ini dilakukan adalah untuk memberikan pemahaman kepada organisasi pemerintah daerah di kabupaten itu agar dapat mengelola arsip secara baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan.
“Khususnya pengelolaan arsip OPD dan desa di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kayong Utara, sesuai dengan amanat Undang-Undang dan ketentuan pemerintah, bahwa setiap provinsi dan kabupaten wajib memiliki Jadwal Rentensi Arsip (JRA),” ujatnya.
Dari kegiatan ini, Didit Berharap, agar OPD dan desa dapat menentukan mengolah arsip dengan menentukan berapa lama arsip akan disimpan.
“Jadi setiap OPD harus menetapkan JRA dengan menentukan berapa lama arsip akan disimpan, jadwal pemindahan arsip aktif menjadi inaktif, jadwal pemindahan arsip inaktif menjadi statis, dan hasil penilaian arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang sesuai dengan JRA,” pungkas Didit. (lud)
Discussion about this post